貸金業の従業者名簿｜保存期間10年の起算点・様式と証明書の違い

従業者名簿の保存期間は、最後に記載した日から10年間

根拠は貸金業法12条の4第2項と、施行規則10条の9の2です。法律が営業所又は事務所ごとの名簿の備付け・記載・保存を求め、規則の第3項が保存期間を定めています。「10年」という数字だけを覚えるより、何をした日から始まる期間なのかまで一緒に読むと、退職者の記録を早く捨てる誤りを防げます。

たとえば、2026年4月に営業所の従業者となり、2029年3月にその営業所の従業者でなくなったと仮定します。その際の記載が最後なら、2026年の最初の記入日を起点に保存期間を計算する扱いにはなりません。さらに後日、記載を直した場合も、最終の記載がいつなのかを確認する必要があります。

この例は期間の読み方を示すための仮定です。個々の名簿をいつ廃棄してよいかという日付の判定ではありません。実際には、元の名簿、追記、訂正、別の保存義務との関係を見て決めます。退職日と最終記載日が必ず同じになるとは限らないため、「退職から10年」とだけ管理表に書くと、根拠となる記載日が抜けてしまいます。

会社全体の人事台帳があることと、営業所ごとの従業者名簿を備えることも分けます。人事台帳には入社日があっても、どの営業所でいつ業務を始めたか、どの証明書番号で働いていたかが分からない場合があります。法律が求めている記録を、既存の人事資料のどの部分で満たしているかが確認点になります。

営業所を移る場合も、会社の入退社だけを追う表では異動が表れません。規則には、その営業所等の従業者となった日と、従業者でなくなった日がそれぞれあります。異動先では働き始めた日、異動元ではそこでの業務を終えた日を把握し、会社への入社年月日との混同を避けます。移動前の営業所の記録を消して、新しい所属だけに置き換える発想とは異なります。

確認した条文は、名簿を営業所廃止まで保存すれば足りるとは定めていません。事務所の閉鎖予定だけで保存を終える判断はできず、保存中の記録を引き継ぐ場所や責任者も含めた管理が必要です。閉鎖や廃業に伴う個別の保存方法は、今回の資料だけでは確定していません。

出典：e-Gov法令検索「貸金業法」12条の4第2項、「貸金業法施行規則」10条の9の2第1・3項。2026年11月13日にAPIから現行の条文を取り寄せて照合しました。

様式第6号の2には、主任者と1年経験者を分けて記載する

規則10条の9の2第2項は、名簿の様式を別紙様式第6号の2によるものとしています。自由な連絡先リストを作れば同じになるわけではありません。項目の根拠は法律と規則に分かれており、法律に出てくる氏名・住所・証明書番号だけで作業を終えると、規則で追加される事項を取りこぼします。

記録する事項	確認する内容	根拠の場所
氏名・住所・証明書の番号	従業者本人の情報と、証明書との対応	法12条の4第2項
生年月日・主たる職務内容	所属部署の名称だけでなく、主にどの仕事を担うか	規則10条の9の2第1項1・2号
主任者かどうか・主任者の登録番号	主任者に該当する場合の資格上の番号	同3・4号
その営業所等の従業者となった日・でなくなった日	会社への入退社と、営業所での従事期間の違い	同5・6号
一定の1年以上の貸付経験者に当たるか	規則5条の7第1項3号の、常勤の役員又は使用人に限る区分	同7号

ここには性質の異なる番号があります。従業者証明書の番号は、その人に交付した証明書に対応するものです。主任者の登録番号は、貸金業務取扱主任者である場合の項目です。さらに、証明書側には貸金業者の登録番号も載ります。いずれも「登録番号」「番号」という言葉を使うため、別の番号を同じ欄へ転記しないよう、見出しごとに照合します。

主任者であるかと、貸付業務に1年以上従事した一定の常勤者であるかも、規則では別の号に置かれています。勤続年数が長いだけで主任者欄まで該当とすることや、主任者の資格だけで経験者区分も埋めることはできません。各区分で確認する条件が違います。

また、「当該営業所等」と書かれている日付欄に、全員一律で会社の設立日を入れるものではありません。その人がどこで、いつから業務に従事したのかを示す欄です。名簿を更新する際は、人事上の異動通知と実際の従事開始日を照合し、異なる場合の理由も追えるようにすると、後から時系列を説明できます。

出典：貸金業法12条の4第2項、同法施行規則10条の9の2第1・2項・別紙様式第6号の2（上記e-Gov、2026年11月13日確認）。様式の画像内の寸法や市販ひな形の適合性までは確認していません。

正社員・派遣という雇い方より、実際の業務で対象を読む

金融庁の監督指針II－2－9の留意事項は、名簿の記載対象を、個々の具体的な事実に即して判断するとしています。そのうえで、勧誘や契約締結を含む営業、審査、債権管理・回収と、それらに付随する事務に従事する人は、雇用関係や雇用形態を問わず対象になるという考え方を示しています。

したがって、名簿を点検する入口を「人事システムの正社員一覧だけ」にすると、業務を担う他の人が抜けるおそれがあります。反対に、同じ会社で働く人を全員機械的に載せるという説明でもありません。監督指針は、人事、総務、経理、システム管理など、通常、業務の遂行の影響が資金需要者等に及ばない仕事は原則として該当しないとしています。

重要なのは、部署名をそのまま結論にしないことです。「事務担当」という肩書でも、申込資料を扱い審査や契約締結に付随する事務を行うのか、社内の勤怠を集計するのかでは、監督指針との対応が変わります。「経理部」という名称でも実際には別の業務を兼ねているなら、名称だけで除外するのではなく、その仕事の内容を確認します。

これは全ての事務作業を名簿に載せる、あるいは事務なら載せない、という二択ではありません。資金需要者等との関係でどの業務を担うか、その業務に付随する仕事かを整理します。本人の職務分担、委託契約、業務手順など、実際の担当範囲を示す資料と照合するのが具体的な作業になります。

仕事の内容から見る例	監督指針との対応	先に調べること
営業・審査・債権の管理回収とその付随事務	雇用関係・形態を問わず該当すると考えられる業務	所属名より実際に担っている作業
人事・総務・経理・システム管理等	通常、業務の影響が資金需要者等に及ばない業務なら原則対象外	顧客に関係する他の仕事を兼ねていないか
複数の仕事を兼ねる担当者	個別具体的な事実に即した判断が必要	担当範囲と実態を部署名だけで省略しない

主任者の配置人数との関係もあります。監督指針は、その計算で用いる従業者数と、名簿に記載されるべき従業者数が一致する点に注意を促しています。名簿の対象者を誤って減らすと、単に一覧の不足にとどまらず、配置人数を確認する基礎も変わります。必要人数の計算は、別記事の貸金業務取扱主任者の配置人数で扱っています。

出典：金融庁「貸金業者向けの総合的な監督指針」II－2－9（1）・（2）（令和8年10月版、2026年11月13日確認）。個別の兼務・委託関係の該当性は、各社の実態を調べていないため未判定です。

証明書の携帯が不要な業務と、名簿の対象外は同じではない

従業者証明書の携帯は法12条の4第1項、名簿は同条第2項です。並んだ制度ですが、規則10条の9第2項が除外を定めているのは、第1項にいう貸金業の業務です。そこにある除外を、そのまま名簿に記載しなくてよい人の一覧として使うと、適用する項を取り違えます。

携帯に関する除外は、勧誘を伴わない広告だけを行う業務と、営業所等において資金需要者等と対面せずに行う業務です。条文にある場所・仕事・対面の条件をまとめて読みます。「顧客と直接会わない人は、名簿にも不要」という説明は、名簿の対象を示す監督指針の説明とは一致しません。

たとえば、営業所で対面を伴わず審査を担当する人を考えると、名簿では審査業務に従事するかを確認します。携帯証明書では、規則10条の9第2項の業務に該当するかを別に確認します。同じ人を見ていても、問いが「名簿に記載するか」と「証明書を携帯させる業務か」で違うため、結論を一方から自動的に移すことはできません。

対面せずに行う業務の除外を、電話やインターネットなら全ての規制がなくなるという意味に広げることもできません。この項が扱うのは、法12条の4第1項の証明書の携帯です。返済能力の調査、書面の交付、広告の表示など、別の義務を一括して外す条文ではありません。

携帯する証明書には、規則上、従業者の写真が必要です。通常の業者の業務に従事する場合は、業者の商号等・住所・登録番号、従業者の氏名、証明書番号を記載します。社内の入館カードを持っているという事実だけでは、その表示内容を満たすかは分かりません。カードの名称より、写真と必要事項がそろっているかを見ます。

さらに規則10条の9第3項は、従業者が貸金業の業務を行う際、相手方から請求された場合に証明書を提示することを定めています。借り手が担当者を確かめたい場面では、この提示の規定が関係します。名簿全員分の住所や生年月日を一括して見せる制度だと読み替えず、まずその担当者の証明書と所属業者の表示を照合します。

出典：貸金業法12条の4第1・2項、施行規則10条の9第1～3項（e-Gov現行API、2026年11月13日確認）。福岡県「貸金業務の知識」冊子17～18頁も照合しました。

委託先の証明書は、元の業者と受託先の表示を分ける

規則10条の9第1項は、通常の場合と、貸金業者の委託により業務に従事する場合を分けています。後者には、貸金業者の委任を受けて貸金業を代理する場合も含まれます。「別の会社から来た担当者だから、証明書にはその会社名だけあればよい」とはなっていません。

委託の場合の記載事項には、業務を委託した貸金業者の商号等・住所・登録番号と、業務を委託された者の商号等・住所がそれぞれあります。受託先も貸金業者である場合は、その登録番号も記載する規定です。そのうえで、業務を委託した旨、従業者の氏名、証明書番号が必要になります。

ここで異なる会社の名前が表示されること自体を、直ちに不正と評価することはできません。委託の形に応じて両者を表示する制度があるためです。見るべきなのは、誰が誰に業務を委託したのかが分かる表示か、証明書の番号が担当者と対応するかです。もちろん、表示を見ただけで、委託関係の実在や全ての業務の適法性が確定するわけでもありません。

通常の場合と委託の場合のどちらでも、業者の登録番号の括弧書きは省略できると規則にあります。従業者の証明書に括弧の数字がないという一点だけで、必要な表示の欠落と決めつけないようにします。この省略についての規定を、名簿の証明書番号や主任者登録番号まで省いてよいという意味に広げることはできません。

また、名簿に書く従業者本人の住所と、証明書に記載する業者又は受託先の住所は、誰の情報かが違います。個人情報が含まれる名簿の欄を、そのまま対外的に提示するカードへ写すものではありません。名簿と証明書を同時に作る場合でも、項目の主語を確認してから転記します。

出典：貸金業法施行規則10条の9第1項1・2号、10条の9の2第1項、法12条の4第2項（前掲e-Gov、2026年11月13日確認）。実際の委託契約や個別のカードの真偽は今回検証していません。

住所変更や旧氏の使用では、前の記録と証明書をつなぐ

東京都と日本貸金業協会が共同で作成した「貸金業務チェックリスト」は、名簿を備えたかだけでなく、適正に記載しているかも点検する構成です。ワンポイント解説では、変更や訂正をする前の文字等を読めるようにしておく点に注意を促しています。現在の情報だけが整っていれば、過去の記載は消してよいという扱いではありません。

住所や職務内容の変更を反映する時、旧欄を塗りつぶす、以前の版を全て削除するという方法では、何が変更されたかが後から追えなくなります。公式資料の注意に沿って、訂正前の内容を判読できる状態と、現在の内容を区別できる状態の両方を確保する必要があります。具体的なソフトの適合性や保存媒体の要件までは、この冊子だけでは判断していません。

旧氏の使用については、現行の監督指針に具体的な説明があります。従業者名簿の氏名欄に、住民基本台帳法施行令上の旧氏と名を括弧書きで併記している場合、従業者証明書では、その旧氏と名を括弧書きで併記するか、旧氏と名だけを記載することができるという取扱いです。

これは、名簿とは関係なく好きな通称を証明書に書けるという説明ではありません。指針が挙げる旧氏の範囲と、名簿への併記という前提があります。証明書の氏名と、名簿の現在の氏名が文字上そのまま一致しない場合も、名簿の併記を含めて確認すると、その表示の根拠をたどれます。

主任者の氏名の扱いには、さらに主任者の登録申請書又は登録変更申請書との関係も示されています。名簿、証明書、主任者として明らかにする氏名を、それぞれ別の資料から無関係に選ぶ仕組みではありません。主任者について旧氏を使うなら、その登録上の記載も含めて照合する論点になります。

今回確認したのは、指針の制度上の取扱いです。特定の従業者がどの氏名を登録しているか、実際に旧氏を使うための社内手続が完了しているかは確認していません。公開記事では実在の従業者の氏名や住所を例にせず、記載する情報の関係だけを示しています。

出典：東京都・日本貸金業協会「貸金業務チェックリスト」2024年2月29日第三版、冊子6・18頁のCheck09・10、金融庁監督指針II－2－9（2）（2026年11月13日確認）。チェックリストは現行条文・指針と照合して使用しています。

名簿・取引帳簿・証明書は、義務と違反の規定も異なる

「貸金業者が保存する書類」という大きなくくりだけでは、従業者名簿と取引帳簿が混ざりやすくなります。名簿は、その営業所等でどの従業者が業務を担うかの記録です。法19条の帳簿は、債務者ごとの貸付契約について契約日、貸付額、受領額などを記すものです。同じ営業所に備える書類でも、記録の相手と内容が違います。

そのため、借り手の返済記録に担当者名が出てくることと、従業者名簿の必要項目がそろうことは別です。逆に、従業者名簿を整えたことだけで、各契約の取引記録まで完成したことにはなりません。点検時は、人の記録を見ているのか、契約の記録を見ているのかを最初に分けると、書類の取り違えを減らせます。

罰則も一つではありません。法50条2号の2は、12条の4第2項に違反し、名簿を備えない、所定事項を記載しない、虚偽記載をする、保存しない場合について50万円以下の罰金を定めています。法49条3号は、12条の4第1項の違反を100万円以下の罰金の対象としています。

ここにある金額は法律上の罰金の上限で、借り手が業者へ請求できる返金額や、全ての不備で必ず支払われる金額ではありません。証明書の写真が見えにくかった、名簿の変更が未反映らしい、といった一つの事情から、刑事責任や民事上の契約の効力まで結論づけることはできません。

行政が書類を確かめる場面については、貸金業の立入検査で見る資料と手続にまとめています。本記事で扱う名簿の備付けは日常の義務であり、検査の通知が来てから初めて作ればよいという性質ではありません。対象者と変更の時期を普段から記録しておくことで、当時の体制を説明しやすくなります。

出典：貸金業法12条の4、19条、49条3号、50条2号の2（e-Gov現行本文、2026年11月13日確認）。個々の不備の違法性・処分・契約効力は判定していません。

貸金業の従業者名簿・保存期間でよく検索される質問

従業者名簿の保存期間は、退職したら終わりますか？

退職という出来事だけで保存義務が終わる規定ではありません。規則は、最終の記載をした日から10年間という期間を定めています。退職者の記録も含めて、いつ最後の記載が行われたかを確かめます。退職日と、名簿に記録した日を区別しておくことが必要です。

Excelで作った社員名簿を、従業者名簿として使えますか？

Excelというソフト名だけでは決まりません。法令上は別紙様式第6号の2による名簿であり、必要項目、営業所ごとの備付け、変更・訂正前の記録、保存期間を確認する必要があります。今回、市販のファイルや個別の電子保存方法が要件を満たすかは検証していません。単なる連絡先一覧では、主たる職務内容や証明書番号などが不足する場合があります。

電話だけの審査担当も、従業者名簿に載せますか？

審査は、監督指針が記載対象として挙げる業務です。電話だけで対面しないという事情を、名簿から除く理由に直結させることはできません。携帯証明書の対象業務にある除外と、名簿の対象者の判断を分け、その人が実際に何を担っているかで確認します。

従業者証明書に写真は必要ですか？

規則10条の9第1項では、所定事項が記載され、従業者の写真が貼り付けられたものとされています。貸金業者名や担当者名が印刷された名刺だけで、写真付き証明書と同じになるわけではありません。委託を受けている場合は、委託元・受託先と委託した旨の表示も別に確認します。

名簿の書き間違いは、上書きして消せばよいですか？

共同チェックリストは、変更・訂正前の文字等が読めるようにしておく点を示しています。どこを直したか分からなくするより、元の記録と修正後の内容をつなげて説明できる形が必要です。旧氏の使用についても、証明書だけを変更せず、名簿の併記と指針の条件を照合します。

名簿の見直しでは、まず営業所ごとの実際の担当業務を並べ、対象者の漏れを確認します。次に、様式の項目と証明書を対応させ、異動・職務変更・氏名等の変更を反映します。最後に、その変更を含む最終記載日と訂正前の記録を確認すれば、「10年保存」という年数だけでは分からない管理上の不足を見つけやすくなります。

確認資料：e-Gov法令検索の現行2法令、金融庁の令和8年10月版監督指針、東京都・日本貸金業協会の共同チェックリスト、福岡県「貸金業務の知識」（いずれも2026年11月13日取得）。個別の電子保存・廃業時の引継ぎ・兼務者の判断・実際の処分の有無は未確認です。